Sieben Ideen für die Einbindung von Top-Managern in Qualitätsmanagementsysteme
Die neuen Normen ISO 9001:2015 sind mit der Botschaft eingetroffen, dass das Top-Management selbst in Qualitätsmanagementsysteme einbezogen werden muss. Wie setzen Sie das in der Praxis um? Hier sind sieben Ideen, die sich bereits bewährt haben.
Mehrere Experten betrachten die neue Norm ISO 9001:2015 als einen (anderen) Versuch, Qualitätsmanagementsysteme zu einem vollständig integrierten Bestandteil der Geschäftstätigkeit zu machen, der alle betrifft. Dieser Ehrgeiz verlangt von der obersten Führungsebene, dass sie die Aufgabe weniger delegiert und sich selbst stärker in den Prozess einbringt.
Einige Unternehmen haben die neue Norm ISO 9001:2015 bereits mit offenen Armen empfangen. Dabei handelt es sich vor allem um Unternehmen mit einem hohen Reifegrad in ihren Qualitätsmanagementsystemen, bei denen die Aufgabe vollständig in den Arbeitsalltag integriert ist. Viele andere Unternehmen müssen jedoch konzertierte Anstrengungen unternehmen, um das Management dazu zu bringen, Qualitätsmanagementsysteme ernster zu nehmen. Hier kann der Qualitätsmanager viel tun. Vielleicht bist du erschöpft, wenn du nur daran denkst? Hier sind sieben konkrete Ideen, um das Interesse des Top-Managements an Qualitätsmanagementsystemen zu wecken.
Ideen, um das Interesse des Top-Managements an Qualitätsmanagementsystemen zu wecken
1. Lassen Sie internen Qualitätsjargon fallen
Was die Kommunikation angeht, gilt eigentlich das alte Sprichwort “alter Wein in neuen Schläuchen”. Verzichten Sie auf internen Qualitätsjargon, indem Sie die Wörter identifizieren, die die Augen von Top-Managern glasig werden lassen. Sie können zum Beispiel damit beginnen, die Worte “Qualitätssystem” durch “die Art und Weise, wie wir arbeiten” zu ersetzen und vielleicht weniger von “Qualität” und mehr von “kontinuierlichen Verbesserungen” zu sprechen. Worte, die die Augen eines jeden Top-Managers zum Leuchten bringen. Wenn wir schon dabei sind, kann es eine gute Idee sein, das Wort “Qualität” oder seine Derivate, wie z. B. QHSE, als Namen für Funktionen oder Abteilungen fallen zu lassen. Dies entfremdet den Rest der Organisation von dem Begriff.
2. Finden Sie ein Beispiel für Ihre Qualitätskosteneinsparungen
Eine Sache, die selbst die Aufmerksamkeit des überfordertesten Top-Level-Managers auf sich ziehen wird, ist eine konkrete Auswirkung auf das Endergebnis. Hier können Sie mit Ihren Kollegen sprechen, um einige gute Beispiele zu nennen, wie Ihr Qualitätsmanagementsystem zu ganz konkreten Einsparungen geführt hat. Entwerfen Sie dann einen kurzen Geschäftsfall darüber, was eingespart werden kann, wenn Sie dieselbe Methode an mehr Standorten, in mehr Fällen, in mehr Produktlinien usw. verwenden.
Denken Sie daran, den Fall mit ein paar guten Zitaten der beteiligten Mitarbeiter zu würzen und einen gut geschriebenen Fall über die internen Kommunikationskanäle zu versenden. So verkaufen Sie Lösungen – auch intern!
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3. Sprechen Sie über Verbesserungen statt über Dokumentation
Viel zu oft wird die QS-Abteilung als “Dokumentationsabteilung” wahrgenommen. Diese Wahrnehmung führt dazu, dass das QS-Management in die gleiche Kategorie fällt wie Dinge wie der Serverbetrieb – ein notwendiger Aufwand, der keinen Mehrwert schafft, sondern so gering wie möglich sein sollte. Eine Möglichkeit, die Aufmerksamkeit des Top-Managements auf sich zu ziehen, besteht darin, Prozesse zu untersuchen und Stellen zu finden, an denen es möglicherweise Verschwendung gibt. Dies liegt daran, dass Abteilungs- und Funktionsleiter nicht die gesamte Wertschöpfungskette sehen, sodass der talentierte Qualitätsmanager hier die Möglichkeit hat, abteilungsübergreifende Verbesserungen vorzunehmen.
4. Machen Sie Anleitungen und Systeme sexier
Wir sind alle Menschen, bevor wir Angestellte und Top-Manager sind. Als Menschen haben wir keine Lust, etwas Veraltetes, Hässliches oder Unbequemes anzusehen oder zu verwenden. Leider trifft diese Beschreibung auf die meisten Managementsysteme zu. Schwere, dokumentenbasierte Systeme in SharePoint, die mehr als alles andere auf behördliche Formulare zurückgreifen. Kein Wunder, dass sich das Top-Management lieber das neue Unternehmensvideo aus der Marketingabteilung anschaut. Eine einfache Möglichkeit, Ihr System auf Vordermann zu bringen, besteht darin, visuelle Arbeitsanweisungen hinzuzufügen. Sie können beispielsweise ein Anleitungsvideo anstelle eines schriftlichen Verfahrens erstellen. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie ganz einfach visuelle Arbeitsanweisungen erstellen können.
5. Machen Sie QA-Berichte zu einem Teil der Kundenlieferung
Warum nicht einen QS-Bericht mit der Kundenlieferung beifügen? Auf diese Weise können Sie den Kunden über den gründlichen Prozess hinter der Produktion informieren. Vielleicht mit den Namen einiger Beteiligter. Auf diese Weise erhöhen Sie die Sichtbarkeit der Qualitätsarbeit und differenzieren sich von denen, die nur ihr ISO-Zertifikat an der Wand hängen haben. Damit erfüllen Sie auch den verstärkten Fokus der ISO 9001:2015 auf Wertschöpfung sowohl für das Unternehmen als auch für seine Kunden.
6. Machen Sie die Prozesse hinter der guten Customer Experience sichtbar
Hinter jedem der Ansprechpartner des Kunden stehen (hoffentlich) Prozesse. Weißt du, welche das sind? Weiß Ihr Top-Management Bescheid? Wenn nicht, wie können Sie das Kundenerlebnis verbessern? Dies ist eine gute Gelegenheit für einen Workshop. Laden Sie das Top-Management ein, damit Sie gemeinsam Ihr Verständnis dafür verbessern können, wie Qualität und Kundenzufriedenheit Hand in Hand gehen.
7. Kollegen in Qualitätsmanagementsysteme einbinden
Es ist einfacher, das Top-Management einzubeziehen, wenn der Rest der Mitarbeiter bereits eingebunden ist. Wenn alle über “die Art und Weise, wie wir arbeiten” reden und sich auf den Live-Spot beziehen, “in dem wir selbst die Standards beschrieben haben, auf die wir uns geeinigt haben”, wird dies das Interesse des Top-Managements wecken, damit sie an Bord kommen.
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Fragen und Antworten
Unbedingt. Toyota und Motorola haben erfolgreich Manager in das Qualitätsmanagement eingebunden. Toyota verwendet Qualitätskontrollzirkel, während das Engagement von Motorola zur Erfindung des Six Sigma-Prozesses führte. Beide hatten spielverändernde Ergebnisse.
Es gibt Herausforderungen, darunter Widerstand gegen Veränderungen und Kommunikationsbarrieren. Um diese zu überwinden, bedarf es einer soliden Change-Management-Strategie, die die Vorteile des QM hervorhebt, einer angemessenen Schulung und eines reibungslosen Übergangsprozesses. Eine klare Kommunikation ist ebenfalls entscheidend.
Unterschiedliche Strategien sind für verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen geeignet. Produktionsbetriebe könnten Lean Management bevorzugen, während IT-Unternehmen Agile bevorzugen könnten. Große Unternehmen neigen zu einem Top-Down-Ansatz, während kleinere Unternehmen sich für einen Bottom-Up-Ansatz entscheiden. Für eine erfolgreiche Umsetzung des Qualitätsmanagements ist es wichtig, flexible Strategien zu entwickeln, die den spezifischen Anforderungen entsprechen.
